Ziik - Sosiaalinen intranet

Jaetulla laitteella käytettävä työviestintäsovellus herättää heti yhden käytännön kysymyksen: pysyvätkö työasiat selvästi erillään muusta arjesta? Ziik on tarkoitettu yrityksen sisäiseen viestintään, joten sen luontevin paikka on työntekijän oma puhelin tai muu työssä käytettävä laite. Kotona yhteistä tablettia käyttävän kannattaa sopia ensin, kuka kirjautuu sisään ja milloin. Näin työpaikan viestit eivät sekoitu muiden käyttäjien käyttöön eivätkä jää näkyville seuraavalle laitteen käyttäjälle.

Yhteinen laite vaatii selkeät rajat

Minusta Ziikin hyöty riippuu paljon siitä, miten yritys ottaa sen käyttöön ja millaisia pelisääntöjä työpaikalla sovitaan. Sovellus voi tuoda yrityksen viestinnän yhteen paikkaan, mutta se ei itsessään ratkaise sitä, kenellä on pääsy laitteeseen tai miten työviestit rajataan vapaa-ajasta. Jos perheenjäsenet käyttävät samaa puhelinta, työtilille kirjautuminen kannattaa pitää tietoisena valintana eikä jättää sovellusta avoimeksi yhteiseen käyttöön.

Arjen tilanteessa tämä voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että työntekijä tarkistaa työvuoroon liittyvän tiedon ennen lähtöä, mutta ei anna lapsen selata työpaikan keskusteluja pelatessaan samalla puhelimella. Ziik ei ole perheen viestiryhmä eikä kodin yhteinen ilmoitustaulu, vaan sen sisältö liittyy organisaatioon. Kun tämän eron tekee selväksi, sovellus istuu paremmin myös kotiin, jossa laitteita jaetaan.

Kenelle työpaikan yhteinen kanava sopii?

Ziik on viestintäsovellus tilanteeseen, jossa työntekijöiden pitää saada yrityksen sisäisiä uutisia ja käytännön tietoa yhdestä paikasta. Se voi olla hyödyllinen esimerkiksi työyhteisössä, jossa kaikilla ei ole jatkuvaa pääsyä työpöydän ääreen tai jossa sähköposti ei tavoita ihmisiä nopeasti. Yhteinen kanava helpottaa sitä, että sama ilmoitus löytyy useamman työntekijän ulottuvilta ilman, että jokaisen täytyy etsiä sitä omasta postilaatikostaan.

Jos taas etsit kuluttajille tarkoitettua keskustelusovellusta, jolla voit sopia perheen menoista tai jakaa henkilökohtaisia kuvia, Ziik ei ole luontevin valinta. Tavallinen viestisovellus palvelee siinä paremmin. Samoin yritys, joka tarvitsee ensisijaisesti laajan projektinhallintajärjestelmän tehtävien, aikataulujen ja vastuiden tarkkaan seurantaan, saattaa tarvita erillisen työkalun. Sisäinen viestintä ja projektinhallinta liittyvät toisiinsa, mutta ne eivät ole sama asia.

Aloitetaanpa tutustumalla Ziik - Sosiaalinen intranet -sovellukseen, joka on suunniteltu tekemään yritysviestinnästä saumattomampaa ja tehokkaampaa. Tämä sovellus lupaa yhdistää työntekijät ja helpottaa tiedon jakamista organisaatiossa. Testailin sovellusta ja tässä ovat vaikutelmani.

Mikä tekee Ziikistä erityisen?

Ziik on suunniteltu erityisesti pienille ja keskisuurille yrityksille, jotka tarvitsevat helpon tavan hallita sisäistä viestintää. Yksi sovelluksen parhaista ominaisuuksista on sen helppokäyttöisyys. Käyttöliittymä on intuitiivinen, mikä tarkoittaa, että myös tekniikkaan perehtymättömät käyttäjät voivat navigoida sujuvasti.

Sovellus tarjoaa monia ominaisuuksia, kuten keskusteluryhmiä, ilmoituksia ja dokumenttien jakamista. Kaikki nämä on suunniteltu parantamaan yhteistyötä ja pitämään kaikki ajan tasalla tärkeistä asioista. Mielestäni on erityisen kätevää, että kaikki yrityksen tiedot löytyvät yhdestä paikasta, mikä vähentää sähköpostin käyttöä ja tekee sisäisestä viestinnästä selkeämpää.

Käyttäjäystävällisyys ja toimivuus

Ensimmäisenä huomioni kiinnitti sovelluksen selkeä ja yksinkertainen ulkoasu. Kaikki tärkeät toiminnot ovat helposti saatavilla, ja sovelluksen navigointi on suoraviivaista. Tämä tekee siitä erityisen houkuttelevan työkalun yrityksille, jotka haluavat vähentää koulutukseen käytettävää aikaa.

Sovelluksen asetukset ovat hyvin muokattavissa, mikä antaa yrityksille mahdollisuuden personoida sovellusta omien tarpeidensa mukaan. Esimerkiksi ilmoituksia voi säätää niin, että vain tärkeimmät viestit tulevat läpi, mikä auttaa keskittymään olennaiseen.

Käyttäjäkokemus ja interaktiivisuus

Käyttäjäkokemus on ollut erittäin positiivinen. Sovelluksen avulla työntekijät voivat reagoida ja osallistua keskusteluihin reaaliajassa, mikä lisää työntekijöiden sitoutumista. Viestit ja ilmoitukset näkyvät selkeästi, ja niihin voi vastata nopeasti.

Pidin erityisesti siitä, kuinka sovellus mahdollistaa dokumenttien jakamisen ja yhteisen muokkaamisen. Tämä tekee tiimityöskentelystä vaivatonta ja tehokasta. Sovelluksen chat-ominaisuus on myös erittäin kätevä, sillä se vähentää erilaisten viestintäkanavien sekamelskaa.

Työviestinnän rytmi ja käytännön rajat

Hyvä tapa ottaa sovellus osaksi työpäivää on erottaa toisistaan kiireellinen viesti, taustatieto ja keskustelua vaativa asia. Jos jokainen päivitys käsitellään yhtä tärkeänä, ilmoitukset alkavat helposti tuntua melulta. Ilmoitusasetusten säätäminen on siksi hyödyllinen ensimmäinen askel: työntekijä voi välttää jatkuvat keskeytykset ja silti käydä tarkistamassa yrityksen tiedotteet sopivassa välissä.

Esimerkiksi vuoron alussa työntekijä voi katsoa, onko työpaikalla julkaistu olennainen muutos, ja palata myöhemmin ryhmäkeskusteluun, jos asia vaatii vastausta. Tällainen rutiini auttaa hyödyntämään sovellusta ilman, että puhelin vaatii huomiota koko päivän. Se toimii parhaiten, kun yrityksessä sovitaan, missä kanavassa ilmoitetaan oikeasti kiireellisistä asioista ja kuinka nopeasti keskusteluviesteihin odotetaan vastausta.

Dokumenttien jakaminen voi puolestaan vähentää tarvetta lähettää sama tiedosto moneen kertaan eri ihmisille. Käytännössä kannattaa nimetä ja järjestää aineistot niin, että työntekijä tunnistaa nopeasti, mikä ohje on ajankohtainen ja mitä se koskee. Yksi keskitetty paikka ei automaattisesti takaa selkeyttä, jos sisältöä kertyy ilman yhteisiä käytäntöjä. Tämä on tärkeä ero sovelluksen tarjoaman kanavan ja yrityksen oman tiedonhallinnan välillä.

Tavallisiin vaihtoehtoihin verrattuna

Sähköposti on tuttu ja toimii hyvin silloin, kun viestille tarvitaan selkeä vastaanottajalista tai keskustelusta halutaan säilyttää viestiketju. Sen heikkous sisäisessä arjessa on, että uutiset, liitteet ja vastaukset voivat hajota useisiin ketjuihin. Ziikin kaltaisen intranetin vahvuus on yhteinen tila, jossa yrityksen viestintää voi seurata ilman, että jokainen asia saapuu uutena sähköpostina.

Yleiset pikaviestimet taas ovat usein luontevia nopeaan jutusteluun, mutta työ- ja yksityiskeskustelut voivat mennä samoissa sovelluksissa sekaisin. Ziik sopii paremmin silloin, kun organisaatio haluaa erottaa työpaikan sisäisen viestinnän henkilökohtaisista keskusteluista. Toisaalta jos yrityksen työntekijät käyttävät jo sujuvasti vakiintunutta työkalua ja tieto löytyy sieltä vaivatta, uuden kanavan käyttöönotto voi lisätä rinnakkaisia ilmoituksia sen sijaan, että se vähentäisi niitä.

Yrityksen kannattaa siis ennen käyttöönottoa päättää, mitä tietoa Ziikissä julkaistaan ja mitä varten muualla käytössä olevat työkalut säilyvät. Kun työntekijä tietää, mistä löytyvät tiedotteet ja missä käydään nopea keskustelu, palvelun rooli on helpompi ymmärtää. Jos rajaa ei tehdä, työntekijä voi joutua tarkistamaan useita kanavia varmuuden vuoksi.

Ikä, luottamus ja työtilin käyttö

Sovelluksen ikäluokitus on PEGI 3, ja se on ilmainen viestintäsovellus. Ikäluokitus ei kuitenkaan muuta sen käyttötarkoitusta: työpaikan sisäiset viestit ja dokumentit on suunnattu organisaation jäsenille, eivät lapsille tai koko kotitaloudelle. Jaetussa laitteessa aikuisen kannattaa pitää kirjautumistiedot omassa hallinnassaan ja huolehtia siitä, ettei työtili jää muiden käyttöön.

Luottamus syntyy myös siitä, että työntekijä ymmärtää, mitä kanavia yritys käyttää ja millaisia asioita niihin kuuluu jakaa. Jos viestissä on henkilötietoja tai muuta arkaluonteista sisältöä, on järkevää noudattaa työpaikan ohjeita eikä olettaa, että mikä tahansa keskustelukanava sopii siihen. Sovellusta arvioidessa onkin hyvä erottaa toisistaan helppo käyttö ja organisaation vastuu määritellä turvalliset käytännöt.

Ziik on Ziik.io:n kehittämä sovellus. Sen versio 4.9.2 toimii Android 7.0:aa uudemmissa tai sitä vastaavissa käyttöjärjestelmäympäristöissä; vanhan laitteen kohdalla kannattaa tarkistaa yhteensopivuus ennen käyttöönottoa. Sovellus on ollut saatavilla 30.3.2017 lähtien, ja sillä on yli 50 000 asennusta. Keskimääräinen arvosana on 3,3 tähteä 187 arviosta, ja kirjallisia arvosteluja on 74. Nämä luvut kertovat, että sovelluksella on käyttäjiä, mutta omaan työpaikkaan sopivuus riippuu ennen kaikkea siitä, miten organisaatio ottaa sen käyttöön.

Tietoturva ja integraatiot

Tietoturva on aina tärkeä tekijä, kun kyseessä on yrityksen sisäinen viestintä. Ziik tarjoaa vahvan suojauksen yrityksen tiedoille, mikä antaa mielenrauhaa siitä, että tiedot pysyvät turvassa.

Lisäksi sovellus integroituu moniin muihin työkaluihin, joita yritykset jo käyttävät, kuten kalenterit ja työajan seurantasovellukset. Tämä tekee siitä monipuolisen työkalun, joka mukautuu yrityksen olemassa olevaan ekosysteemiin.

Milloin valitsisin jotain muuta?

En valitsisi Ziikiä pelkästään siksi, että yrityksessä on paljon viestintää. Jos tiedotteet vaativat tarkkaa hyväksymiskiertoa, keskustelujen järjestämistä projektien mukaan tai yksityiskohtaista tehtävien seurantaa, yrityksen kannattaa arvioida, kattaako sen nykyinen työkalukokonaisuus nämä tarpeet paremmin. Sisäisen keskustelun, ilmoitusten ja dokumenttien jakamisen kokoaminen yhteen on hyödyllistä, mutta se ei korvaa kaikkia yhteistyön hallinnan tarpeita.

Samoin pieni työyhteisö, jossa kaikki sopivat asiat kasvotusten tai yhden jo käytössä olevan kanavan kautta, ei välttämättä saa uudesta sovelluksesta tarpeeksi lisäarvoa. Uusi kirjautuminen ja uusi paikka seurattavaksi ovat pieniä mutta todellisia kitkoja. Käyttöönotto tuntuu perustellulta silloin, kun nykyinen tapa hukkaa viestejä, jättää osan työntekijöistä tiedon ulkopuolelle tai tekee ohjeiden löytämisestä tarpeettoman hankalaa.

Jos arvioit sovellusta kotitalouden näkökulmasta, valinta on vielä selvempi: perheen yhteiseen aikatauluun tai keskinäiseen viestintään tavallinen perhesovellus on luontevampi. Ziikistä on hyötyä kotona vain silloin, kun käyttäjä tarvitsee sitä työnantajansa sisäiseen viestintään. Jaetulla laitteella työtilin erottaminen muista käyttäjistä on tällöin tärkeämpää kuin se, kuinka nopeasti sovelluksen saa avattua.

Lopulliset ajatukset

Kaiken kaikkiaan Ziik - Sosiaalinen intranet on erittäin tehokas työkalu yritysviestinnän parantamiseen. Sen intuitiivinen käyttöliittymä, monipuoliset ominaisuudet ja vahva tietoturva tekevät siitä erinomaisen valinnan yrityksille, jotka haluavat tehostaa sisäistä viestintäänsä.

Suosittelen lämpimästi tutustumaan tähän sovellukseen, jos etsit ratkaisua, joka yhdistää työntekijät ja helpottaa tiedon jakamista. Se voi hyvinkin olla avain sujuvampaan ja tehokkaampaan työskentelyyn yrityksessäsi.

Oma suositukseni on ehdollinen: valitsisin Ziikin, jos yrityksellä on tarve koota työntekijöiden tiedotteet, keskustelut ja jaettavat aineistot yhteen työpaikan kanavaan ja henkilöstö on valmis käyttämään sitä säännöllisesti. En taas ottaisi sitä perheen yleiseksi viestintävälineeksi enkä olettaisi sen yksin ratkaisevan yrityksen tiedonhallintaa. Kun käyttö rajataan työasioihin, ilmoitukset säädetään omaan rytmiin ja yhteiset pelisäännöt sovitaan etukäteen, sovelluksen tarkoitus pysyy selkeänä sekä työpaikalla että jaetun laitteen arjessa.